Yüzme okulu, havuz işletmesinin en emek isteyen ve en çok iletişim gerektiren bölümüdür. Onlarca grup, her biri haftada iki ders; yüzlerce çocuk, her birinin bir velisi. Yoklama kâğıtta, seviye notu eğitmenin aklında, telafi talepleri WhatsApp’ta kaldığında hem eğitmen hem resepsiyon zorlanır. Yüzme okulu yazılımı bu işi tek veride toplar.
Seviye sistemi ve değerlendirme kartı
Her seviyenin bir yaş aralığı, bir hedefi ve dört temel becerisi vardır. Eğitmen her beceriyi üç basamakta işaretler: Henüz değil, Gelişiyor, Yapıyor. Yazılım kartı yüzdeye çevirir ve bütün beceriler “Yapıyor” olduğunda çocuğu üst seviyeye geçişe hazır olarak gösterir. Kart güncellendiğinde veli bildirimi alır, eğitmen notunu portalda okur.
Yoklama
Eğitmen kendi programındaki grubu açar ve yoklamayı birkaç dokunuşla girer: gelmeyen, mazeretli ve telafiye gelen öğrenciler ayrı işaretlenir. Katılım oranı her öğrenci ve her grup için hesaplanır; devamsızlığı artan öğrenci listede öne çıkar.
Telafi kuralı
Telafi talebi kural motorundan geçer: devamsızlık dersten en az 2 saat önce bildirilmiş mi, bu ay telafi hakkı (2) kullanılmış mı, hedef grup aynı seviyede mi, o tarihte boş yer var mı? Uygun talepler onaylanır, uygun olmayanlar nedeniyle birlikte reddedilir. Böylece resepsiyon her talep için ayrı ayrı karar vermek zorunda kalmaz ve kural herkese aynı uygulanır.
Veli portalı
Veli kendi hesabından bütün çocuklarını görür: sonraki dersler, yoklama geçmişi, seviye kartı, eğitmen notları, sağlık raporu durumu ve veli onayı. Devamsızlığı önceden bildirir, telafi talebini oradan açar, yeni çocuğunu ekleyip derse kaydeder.
Eğitmen performansı
Yönetici her eğitmenin grup sayısını, doluluk oranını, öğrenci katılımını ve dönem içinde üst seviyeye geçen öğrenci sayısını görür. Bu tablo eğitmeni değerlendirmekten çok, grupları dengelemek ve yeni dönemin programını planlamak için kullanılır.